Veranstaltungen

Veranstaltungen können verschiedene Aktivitäten in deiner Gruppe, Verein oder Organisation abbilden. Mit Veranstaltungen kannst du eure regelmäßigen Termine z.B. zum Training oder Treffen darstellen. Veranstaltungen können aber auch besondere Ereignisse sein, wie zum Beispiel ein Sommerfest, eine Tagung oder ein Turnier. Eine Veranstaltung findet immer an einem bestimmten Datum zu einer Uhrzeit statt. Mit der Pflege der Veranstaltung informierst du deine Mitglieder und Besucher über diese und es ist auch möglich, dass Mitglieder sich an einer Veranstaltung anmelden oder abmelden können. Damit hat der Organisator der Veranstaltung einen guten Überblick und weiß mit wievielen Teilnehmern er rechnen kann.

Eine Veranstaltung kann mit sehr wenig Informationen angelegt werden. Du benötigst dazu lediglich einen Titel, sowie den genauen Zeitpunkt der Veranstaltung. Gehe dazu in das Veranstaltungsmodul und wähle den Menüpunkt Veranstaltung anlegen. Nun kannst du den Titel, das Beginn- und Endedatum mit Uhrzeit hinterlegen. Alternativ kannst du auch einen ganztägigen Termin anlegen. Ein Pflichtfeld ist der Kalender. Über diesen ist es möglich die Veranstaltungen zu gruppieren um später danach zu filtern. Sind diese Informationen hinterlegt, so kann die Veranstaltung schon angelegt werden.

Beim Anlegen einer Veranstaltung kannst du festlegen, ob Benutzer:innen sich zu der Veranstaltung anmelden können. Dazu setzt du die Einstellung Anmeldung zu dieser Veranstaltung ermöglichen. Anschließend erhältst du weitere Konfigurationsmöglichkeiten. Du musst nun festlegen aus welchen Rollen sich die Mitglieder anmelden dürfen. Auch kannst du die Teilnehmeranzahl begrenzen, sowie Datum für einen Anmeldeschluss festlegen. Dürfen Teilnehmende weitere Gäste (z.B. den Partner oder Kinder) mitbringen, so kannst du dies mit der Option Teilnehmende können anonyme Gäste anmelden erlauben und die genaue Anzahl hinterlegen lassen. Diese werden dann bei der Teilnehmerbegrenzung mit berücksichtigt. Ob die Teilnehmenden selber einsehen können, wer an der Veranstaltung teilnimmt oder auch E-Mails an die Teilnehmenden senden können, ist ebenfalls einstellbar. Als Organisator hast du allerdings jederzeit den Überblick über alle Teilnehmenden und kannst diesen auch E-Mails schicken.

Benutzer:innen haben später bei einer Veranstaltung direkt die Möglichkeit sich für die Veranstaltung anzumelden oder diese abzusagen.

Können Gäste mit angemeldet werden oder kann ein Kommentar zu einer Zusage/Absage hinterlegt werden, so geht ein kleiner Dialog auf indem der Benutzer oder die Benutzerin die notwendigen Informationen eingeben kann.

Die erste Stelle um die Sichtbarkeit von Veranstaltungen festzulegen, ist in den Einstellungen des Moduls. Dort kannst du bei Zugriff auf Modul hinterlegen, ob nur angemeldete Benutzer:innen oder auch Besucher:innen Veranstaltungen sehen können. Sollen nur angemeldete Benutzer:innen Veranstaltungen sehen können, so kannst du dies über den Kalender weiter verfeinern. Dazu rufst du über die Funktion Kalender bearbeiten auf und wählst anschließend den entsprechenden Kalendar aus. Jedem Kalender können im Feld Sichtbar für Rollen zugeordnet werden. Es sehen dann nur Mitglieder der zugewiesenen Rollen die Veranstaltungen dieses Kalenders. Hast du bei einer Rolle die Berechtigung Veranstaltungen verwalten vergeben, dann können alle Mitglieder der Rolle alle Veranstaltungen sehen.

Mitglieder von Rollen mit der Berechtigung Veranstaltungen verwalten können alle Veranstaltungen bearbeiten und ebenso neue Veranstaltungen anlegen. Möchtest du bestimmmten Rollen nicht so weitreichende Rechte geben, so kannst du einem Kalender einzelne Rollen für die Bearbeitung zuordnen. Dazu rufst du über die Funktion Kalender bearbeiten auf und wählst anschließend den entsprechenden Kalendar aus. Jedem Kalender können im Feld Veranstaltungen bearbeiten Rollen zugeordnet werden. Diese Rollen können dann nur Veranstaltungen dieses Kalenders bearbeiten oder neue Veranstaltungen für diesen Kalender anlegen.

Admidio verfügt über eine einfache Raumverwaltung. Diese kannst du in den Einstellungen für Veranstaltungen mit der Option Räume zuordnen aktivieren.

Anschließend wechselst du in die Raumverwaltung.

Dort kannst du deine benötigten Räume anlegen und bearbeiten. Nachdem du alle Räume nach deinen Wünschen angelegt hast, ist es nun bei der Erstellung oder Bearbeitung von Veranstaltungen möglich, die Veranstaltung einem Raum zu zuordnen. Dies dient einmal der Information für die Teilnehmenden, aber zugleich prüft Admidio auch, ob der Raum zu dem Zeitraum der Veranstaltung bereits durch eine andere Veranstaltung belegt ist.