An einer Generalversammlung (GV) wird üblicherweise über ein Finanzbudget abgestimmt, in welchem u.a. klar auch die Ausgaben festgelegt werden, also beispielsweise ein bestimmter Franken- bzw. Eurobetrag für beispielsweise Mannschafts-T-Shirt-Ausrüstung oder Fahrspesen Mannschaftsbus fürs auswärtige Turniere bei einem Sportclub. Beispielsweise organisiert für jedes Turnier jemand (häufig nicht im Vorstand, vielfach auch Personen, die abwechseln) beispielsweise diesen Mannschaftsbus, die Rechnung des Busvermieters landet schlussendlich direkt beim Kassier bzw. Schatzmeister. Problem: Häufig weiss hierbei niemand, welche effektiven Kosten dabei entstehen, diese summieren sich schlussendlich und übersteigen das Budget, womit im Extremfall der Verein die Jahresrechnung mit einem Verlust abschliessen muss, wenn es in den anderen Ausgabebereichen ähnlich abläuft... In meinem konkreten Fall habe ich kürzlich mit einem Fall zu tun gehabt, wo der Korbballtrainer für umgerechnet 1500 Euro Mannschafts-T-Shirts eingekauft hat, ohne dass darüber Beschluss gefasst wurde.
Lösung für solche organisatorischen Probleme als Admido-Modul (wäre Plugin das Richtige?): Finanzmodul, welches vom Rollensystem Gebrauch macht, in dem es die beiden Rollen "Antragsteller" (kann im Prinzip jedes Mitglied sein, welches Vereinsaufgaben in die Hand nimmt) und "Genehmiger" (üblicherweise Vorstand), wobei sinnvollerweise noch zwischen Einzel- und Kollektivgenehmigung (=mehrere Personen müssen das OK geben) unterschieden werden könnte. Ablauf könnte am Beispiel Einkauf von Fussbällen wie folgt aussehen: Mitglied X, welches sich dieser Materialbeschaffungsaufgabe angenommen hat, stellt in diese Liste innerhalb von Admidio einen neuen Eintrag hinein und holt in einem Sportgeschäft ein Angebot (Offerte) ein. Eingabetechnisch muss dabei immer der Ausgabeposten per Dropdown-Liste (diese wird aufgrund des Kontorahmens erstmalig eingerichtet) ausgewählt werden, dort sieht er gleich noch das übrige Budget-Guthaben (=der an der GV genehmigte Betrag minus sämtlicher im laufenden Vereinsjahr genehmigten Auslagen) angezeigt, so dass ihm das System bereits beim Abschicken eine Fehlermeldung "Auslage übersteigt Budget! (Link)Erhöhung beantragen(/Link)" anzeigt. Auch ein Häkchen "Vorauskasse nötig" ist wichtig für Lieferanten, bei denen der Kassier/Schatzmeister bereits vor Warenlieferung aktiv werden muss. Wenn Antrag formal o.k. ist, bekommt dieser eine Nummer, welche man der rechnungsstellenden Buchhaltung vom Sportgeschäft anweist, auf jedem Lieferschein und Begleitpapier zu nennen (in grösseren Firmen übrigens üblich, mit einer solchen Referenz zu arbeiten!).
Sobald im Webtool verschickt, sollen sämtliche Genehmiger eine E-Mail mit Betreff "Ein neuer Beschaffungsantrag liegt vor" mit Aufforderung, sich bei Admidio einzuloggen, dort erscheint analog "Sie haben 2 neue Privatnachrichten" auch "Es liegen 3 Anschaffungsanträge vor". Im "Mein EBay"-Stil sollen diese aufgelistet werden, Dropdown-Knopf "Genehmigen" und "Ablehnen", wobei das Vorstandsmitglied im Falle einer Ablehnung den Grund in ein <TEXTAREA>-Feld eingeben muss. Ist die Ausgabe genehmigt, soll der Antragsteller eine vom System generierte E-Mail mit Betreff "Ihr Beschaffungsantrag Nr. XX wurde bewilligt" erhalten. => Somit hat dieser nun offiziell grünes Licht, die Ware einkaufen zu dürfen. Seine Aufgabe nun lediglich noch im Verwaltungstool: Klick auf "Ware/Dienstleistung in gewünschter Form erhalten", was dem Kassier/Schatzmeister grünes Licht gibt (nur Anträge, bei denen "Vorauszahlung" nicht markiert wurde).
Der Fall wird nun vom Kassier noch wie folgt abgeschlossen: Sportgeschäft X schickt seine Rechnung an den Kassier. Dieser prüft, ob ein genehmigter Antrag vorliegt, ebenso ob Warenerhaltsmeldung vorliegt (ausgenommen Vorauszahlung), führt die Überweisung vom Vereinskonto durch, korrigiert den Geldbetrag bei Bedarf noch auf den effektiven Betrag und klickt somit "Bezahlt" an, womit also auch die Rolle "Schatzmeister" in Admidio für dieses Modul benötigt wird.
Beschaffungsanträge, bei denen der Lieferant auf Rechnung geliefert hat, sind nach dieser Station bereits vollständig erledigt und verschwinden daher wieder in der Übersicht der offenen Anträge, bei solchen mit Vorauszahlung muss lediglich noch "Ware/Dienstleistung in gewünschter Form erhalten" vom Antragsteller geklickt werden, wenn der auf Vorkasse bestehende Lieferant seine Leistung erbracht hat.
Konfigurationsparameter, welcher der Admidio-Systemmanager des Vereins nebst dem Kontorahmen (=was es überhaupt für Ausgabeposten gibt) festlegen können muss: Beispielsweise wären Genehmigungs-Geldbetragsgrenzen denkbar, z.B. bis 20 Euro erfolgt vom Admidiosystem selber eine Genehmigung, wenn Restbudget vorliegt (=lediglich Deklaration der Ausgabe verlangt), ebenso Grenzbeträge, bis wohin nur ein Vorstandsmitglied das OK gibt oder ab wann sogar eine Abstimmung (z.B. von sämtlichen Admidio-Benützern müssen eine bestimmte Mindestzahl "OK" klicken) sogar notwendig ist. Auch Rollen "Präsident" und "irgend ein Vorstandsmitglied" müssen ins Auge gefasst werden.
In dem Sinn ist die Diskussion fürs Detailkonzept eines solchen Moduls eröffnet.
Falls meine Idee etwas zu abstrakt wirkt, könnte ich mit etwas statischem HTML Benutzeroberflächen-Prototyping machen.Bevor ich für so etwas das Rad neu erfinde: Gibt es schon so etwas in diese Richtung? Falls nicht, Frage an das Projektbetreuerteam: Wäre ein Plugin das Richtige für so etwas oder müsse man es sogar in die "Core Distribution" von Admidio hineinnehmen?
